Bases de données B2B : comment les maintenir à jour facilement ?

Regroupant les informations essentielles à la réussite de vos campagnes de marketing direct, les bases de données se doivent – pour remplir leur rôle – être facilement utilisables et fiables. Saviez-vous à ce propos que près de 20 à 30% des informations contenues dans une base de données devenaient obsolètes après un an ?

Le nettoyage de vos bases est donc impératif pour maintenir des opérations de communication pertinentes et rentables. Reposant sur deux piliers bien distincts à savoir l’identification des données incorrectes et leur correction, la mise à jour de votre base constitue une étape clé dans votre stratégie de web marketing. Alors, pourquoi et comment mener cette opération ? C’est ce que nous allons voir ensemble maintenant.

#1. Pourquoi devez-vous maintenir vos bases de données à jour ?

La base de données : une mine d’or pour vos équipes commerciales et marketing

Quelle que soit la solution de gestion de base de données choisie (CRM, ERP, Excel), vous retrouvez au sein de votre base deux types d’information :

Les données de contacts (civilité, adresse postale, adresse mail, etc)
Les informations comportementales (date du premier achat, date d’anniversaire, etc)

Bien que chaque entrée constitue un atout en soi, c’est bien en vous assurant de la pertinence de ces informations lors des différents croisements de données que vous pourrez faciliter la collaboration entre les équipes, gagner du temps et mettre en place des actions marketing et commerciales efficaces à même de répondre précisément aux demandes de vos prospects, voire même de les anticiper.

Avoir des informations c’est bien, les analyser c’est mieux. En analysant le comportement de vos clients, vos équipes pourront concevoir des campagnes de marketing personnalisées, contacter au bon moment et de façon adaptée au contexte de l’entreprise vos prospects et clients à aller au bout de l’acte d’achat.

Alimentez efficacement votre base de données

Pour enrichir leur base de données, de nombreuses entreprises utilisent des solutions de mise à disposition de données ou des outils d’Intelligence Commerciale.

Quelle que soit la solution choisie, les nombreux critères de recherche permettent une sélection fine du bon contact :

Prénom, nom, fonction du contact
Téléphones
Email
Adresses postales
Raison sociale
Secteur d’activité
Chiffre d’affaires
Nombre d’employés

Toutes ces informations vous aideront à personnaliser vos actions commerciales et marketing en répondant précisément aux demandes de vos prospects, voire même en les anticipant.

Gardez en tête que pour développer vos leads, un seul secret existe, la personnalisation de vos contenus par la connaissance client !

À retenir :   Pensez à nettoyer régulièrement votre base de données et à l’enrichir au maximum via une transmission d’information efficace et constante avec vos différents outils marketing (CRM, Solution d’Intelligence Commerciale, solution d’emailing, etc).

#2. Bases de données et RGPD, quelles sont vos obligations ?

Les bases du RGPD

Vous avez déjà très certainement entendu parler du RGPD, le Règlement Général pour la Protection des Données Personnelles.

Entré en vigueur le 25 mai dernier, ce texte européen vise à adapter et harmoniser les pratiques de collecte et de traitement des données au sein des 28 États membres de l’Union Européenne.

Il concerne toute entreprise, organisme ou association collectant des données à caractère personnel sur les résidents des pays concernés.

À noter : Les entreprises exerçant en dehors de l’Union sont également concernées si elles collectent des données concernant des résidents européens.

Le RGPD repose sur quatre grands principes :

le consentement
la transparence
le droit des personnes
le principe de responsabilité.

Et dans les faits, cela donne quoi ?

Vous devez être en mesure – dans la majeure partie des cas via un process de synchronisation entre votre CRM et votre solution marketing – de gérer rapidement les désabonnements, éditer, exporter et supprimer les données de chacun de vos contacts.

Par exemple, si l’un de vos contacts vous le demande, vous devez légalement être en mesure de supprimer l’ensemble des données le concernant et exclure son email de vos listes de diffusion.

Comment être en conformité avec le RGPD ?

Pour être en règle avec le RGPD, vous devez pouvoir prouver que vous avez bien acquis le consentement de vos contacts et cela, pour les nouveaux contacts et les existants.

Une campagne de requalification sera parfois nécessaire pour mettre à jour votre liste de contact et ré-obtenir le consentement de l’ensemble des destinataires.

À retenir : Pensez à réaliser un audit minutieux de votre base de données.

Pour les contacts présents au sein de l’Union Européenne, avez-vous la preuve de leur consentement?
Vérifiez les moyens de collecte et d’usage des données collectées

Quel que soit le moyen de contact utilisé, il vous reviendra de prouver que vous détenez bien la preuve du consentement de votre destinataire.

#3. Comment bénéficier d’une base de données propre prête à l’emploi ?

Validez les données lors de l’inscription

Demandez dès l’inscription d’un nouveau contact ou lors de la mise à jour d’une information d’un de vos clients une double confirmation par mail -‘opt-in’.

Cela vous permettra de vous préserver des données erronées tout en vérifiant les éventuels doublons.

Actualisez vos données en permanence

Mails invalides ou erronés, les retours récurrents de hard ou soft bounces indiquent la nécessité de supprimer certains contacts de votre liste.

Non seulement vous gagnerez en délivrabilité mais surtout votre score auprès de votre fournisseur d’accès internet s’en verra amélioré et donc limitera les risques de passer en spam.

Nettoyez aussi régulièrement que possible votre base de données en connectant votre CRM et vos outils de prospection et marketing. Cette synchronisation vous permet de bénéficier de données actualisées immédiatement actionnables.

Vous doutez de la qualité de votre base ? Vos données ont besoin d’un rafraîchissement ? Des spécialistes auditent, nettoient et mettent à jour votre base en 48h. À la clé ? De nouvelles données stratégiques pour segmenter plus finement votre base.

Segmentez votre base

Normez certains types de données pour exploiter plus facilement votre base. Par exemple le secteur d’activité, le chiffre d’affaires, les adresses postales, les fonctions des contacts afin de créer des campagnes marketing personnalisées et créer au fil de vos actions une véritable relation avec vos contacts.

Sirétisez votre base

Une bonne façon de segmenter votre base consiste à passer par l’étape de sirétage également nommée sirétisation. Série de 14 chiffres, le SIRET correspond au numéro d’identification d’un établissement français, c’est en quelque sorte la ‘carte d’identité’ d’une société.

Concrètement, la sirétisation consiste à comparer votre fichier à la base des SIRETS de l’INSEE, puis de l’enrichir avec le numéro de SIRET (au niveau de l’établissement) et/ou SIREN (au niveau de l’entreprise), la tranche d’effectifs, le code NAF, APE…. Vous disposez ainsi d’une base à jour, normée et unifiée.

L’INSEE ayant rendu disponible depuis le 1er janvier 2017 son fichier de 10 000 000 établissements français, des solutions d’intelligence commerciale vous permettent d’enrichir vos données clients et prospects sur la base de ce SIRET, véritable clé de voûte de votre outil de gestion de données.

Identifiez les SIRETS inactifs

La sirétisation permet d’auditer la qualité de votre base et de la mettre à jour, mais aussi de détecter les sociétés en doublon, celles qui ont déménagé, celles qui ont été radiées… Une fois les SIRETS catégorisés vous allez pouvoir partir d’un socle d’information fiable et cohérent.

Attention : Un SIRET inactif peut autant indiquer une cessation d’activité qu’un déménagement ; pensez donc à bien corroborer vos informations avant de supprimer un contact !

#4. L’Intelligence Commerciale : une base B2B dynamique et évolutive

L’information en temps réel sur votre marché

Les solutions d’Intelligence Commerciale collectent, analysent et structurent l’ensemble des données sur les entreprises et les évènements de ces dernières (déménagement, recrutement, changement de Direction Générale…) ainsi que les contacts professionnels notamment les mails.

Pour vos équipes commerciales et marketing, ces solutions offrent la possibilité de travailler sur une base mise à jour en temps réel. Fini le fichier Excel ou le CRM figé ! Les solutions d’intelligence commerciale constituent un excellent moyen pour sourcer de nouveaux leads, mettre à jour et maintenir la qualité de vos données professionnelles.

Jeu gagnant-gagnant avec votre CRM

Avoir des contacts fussent-ils qualifiés est une chose, être en mesure d’instaurer une bonne gestion de ces derniers en est une autre.

Outil souvent décrié par les équipes commerciales et marketing, le CRM, lorsqu’il est connecté à une Solution d’Intelligence Commerciale devient beaucoup plus facile à manier. D’un simple clic toute l’information utile est ajoutée au CRM :

Nom, prénom, civilité, fonction, email du contact
Raison sociale de l’entreprise, adresse, chiffre d’affaires, effectifs, risque financier, n° de TVA, site web…

La synchronisation de votre CRM avec une solution d’Intelligence Commerciale met fin aux erreurs de saisie manuelle. Véritable gain de temps, le commercial peut alors se concentrer sur la prospection et la vente, tandis que le marketing conçoit les opérations de génération de leads.

À la clé ? Un engagement plus important et des résultats maximisés !

Vous l’aurez compris, il est essentiel pour votre entreprise, notamment pour vos équipes commerciales et marketing, de travailler à partir d’une base de données riche, cohérente et surtout à jour.

Pourquoi s’équiper d’une solution d’Intelligence Commerciale ?

Le guide complet pour comprendre les enjeux et les résultats de la Sales Intelligence B2B

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